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Hinweise

Stellen Sie sicher, dass ADVOKAT Version 6.15 oder höher verwendet wird. Welche Version im Einsatz ist kann in ADVOKAT per Menüpunkt "?" > "Info" in der Zeile "Programmversion" ermittelt werden.
Beachten Sie, dass Advokat8.DMS.SharePoint.Manager standardmäßig nur einmal gestartet werden kann.

Anleitung

  1. Verbinden Sie sich per Remotedesktop auf den Microsoft SharePoint-Server, als Windows Benutzerkonto muss der SharePoint Administrator gewählt werden.
    Navigieren Sie per Windows Explorer das ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Admin\Support\Adv2SharePoint" und starten das SharePoint Tool "Advokat8.DMS.SharePoint.Manager.exe".

  2. Geben Sie im Feld "Advokat.ini" per Schaltfläche "Öffnen" den Pfad zur Konfigurationsdatei "Advokat.ini" an. Achten Sie darauf, den Pfad zur Datei wie aus Sicht eines Arbeitsplatzes anzugeben.
    Markieren Sie die laut Kapitel Vorbereitung mit vorhandener SiteCollection oder Vorbereitung mit neuer SiteCollection erstellte Dokumentbibliothek und wählen "Akten in das markierte DMS verschieben".



  3. Es erscheint das Fenster "Einstellungen Migration", behalten Sie die vordefinierten Einstellungen bei und aktivieren zusätzlich "Dokumente ohne Aktenbezug übernehmen".

    EinstellungBeschreibung
    Dokumente ohne Dokumentdatensatz übernehmenDokumente, welche sich im ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Daten \ADVOKAT\Winword" befinden, jedoch nicht mit einem Akt verknüpft sind.
    Diese Dokumente werden in der bestehenden Ordnerstruktur nach Microsoft SharePoint migriert.
    Man kann die Dokumente also am selben Ort finden – es gibt nur leichte Änderungen wegen der Einsortierung in einen Index "A", "B", "C" etc.
    Diese Dokumente mit ADVOKAT verknüpfenNur verfügbar, wenn die Option "Dokumente ohne Dokumentdatensatz übernehmen" aktiviert ist.
    Dadurch wird zu diesen Dokumenten ein Dokumentdatensatz im jeweiligen Akt erzeugt.
    SB der diesen Datensätzen zugewiesen wirdNur verfügbar, wenn die Option "Diese Dokumente mit ADVOKAT verknüpfen" aktiviert ist.
    Es kann ein Benutzerkürzel (Programme > Tabellen warten > Benutzer und Gruppen > Reiter "Benutzer") angegeben werden.
    Arbeitszeiten beachtenSiehe Kapitel Arbeitszeiten.xml.
    Dokumente ohne Aktenbezug übernehmenNur verfügbar, wenn bei dieser Dokumentbibliothek die Option "Default für Dokumente ohne Aktenbezug" aktiviert ist.
    Dokumente unter "Programme" > "Dokumentverwaltung" ohne Aktenbezug, beispielsweise Personenstamm - Dokumente zu Person hinzufügen.
    AktenDie Anzahl von Akten welche laut Aktenfilter verschoben werden.
    Standardmäßig wird 0 angezeigt, die Anzahl wird aktualisiert nachdem Einstellungen per "Akten auswählen" getroffen wurden.

    Ob die Option "Diese Dokumente mit ADVOKAT verknüpfen" verwendet werden soll lässt sich nicht pauschal sagen.


  4. Klicken Sie auf "Akten auswählen" und im Fenster "Akten auswählen" direkt auf "Filter anwenden". Lassen Sie die Spalte "Werte" leer und ignorieren die Option "Aktenliste laden".
    Im unteren Bereich werden alle Akten aufgelistet, dies kann bis zu 5 Minuten dauern. Anschließend klicken Sie auf "OK".


  5. Sie gelangen retour in das Fenster "Einstellungen Migration. In der Zeile "Akten" wird die Aktenanzahl laut Filter aktuell angezeigt.
    Klicken Sie im rechten Bereich auf "Starten" um die Migration zu starten. Es erscheint das Fenster "Fortschritt Migration" wo Sie den aktuellen Stand sehen.

    FortschrittsbalkenBeschreibung
    ObenAktueller Akt / Gesamtanzahl Akten
    Aktenkurzbezeichnung
    MitteAnzahl Dokumente im aktuellen Akt
    UntenHier ist beschrieben was aktuell passiert.



  6. Warten Sie bis die Migration abgeschlossen ist, siehe Bild. Das Tool darf nicht geschlossen werden, die Windows Sitzung muss angemeldet bleiben.
    Die Dauer ist abhängig davon wie viele Akten und Dokumente es in ADVOKAT gibt und wie performant der Datenbank- und SharePointserver sind.


    Stellen Sie sicher, dass auf allen Arbeitsplätzen ADVOKAT und Microsoft Office Outlook geschlossen und erneut gestartet wird.
    Falls AdvoAll (siehe Kapitel ADVOKAT AdvoAll) in Verwendung ist muss der Dienst "AdvoAll" am AdvoAll-Gerät per Diensteverwaltung neu gestartet werden.
    Starten Sie auf einem beliebigen Arbeitsplatz unter "C:\Program Files (x86)\Advokat\AdvoAll.exe". Dort sehen Sie ob und wo AdvoAll eingesetzt wird.


  7. Führen Sie einen zweiten Durchlauf der Migration durch. Dazu wiederholen Sie Schritt 2 bis 6 mit den exakt gleichen Einstellungen.
    Dies ist erforderlich, damit Akten und Dokumente migriert werden, welche beim ersten Durchlauf übersprungen wurden.
    Das ist der Fall, wenn ein Dokument vom Tool nicht aufgerufen werden konnte, beispielsweise weil es von einem Anwender, Datensicherung oder Antivirensoftware in Verwendung war.